7 Tính Năng Nổi Bật Của Microsoft Outlook
Microsoft Outlook không chỉ là một ứng dụng email đơn thuần, mà còn là một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ. Với hàng loạt tính năng thông minh, Outlook giúp bạn tiết kiệm thời gian, tổ chức công việc hiệu quả và nâng cao năng suất. Bài viết này sẽ giới thiệu 7 tính năng nổi bật nhất mà bạn không nên bỏ qua.
1. Nhắc nhở đính kèm tệp – Không bao giờ quên tệp quan trọng:
- Outlook sẽ tự động phát hiện nếu bạn đề cập đến tệp đính kèm trong email nhưng quên đính kèm.
- Một cảnh báo sẽ xuất hiện trước khi bạn gửi email, giúp bạn tránh sai sót đáng tiếc.
- Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những người thường xuyên gửi email có đính kèm tài liệu.
2. Tự động thêm thông tin đặt trước vào lịch – Quản lý lịch trình thông minh:
- Outlook tự động thêm thông tin từ email xác nhận (chuyến bay, khách sạn, v.v.) vào lịch của bạn.
- Giúp bạn dễ dàng theo dõi lịch trình và không bỏ lỡ bất kỳ sự kiện quan trọng nào.
- tự động cập nhật thông tin chuyến đi nếu có thay đổi.
3. Bỏ qua hội thoại không liên quan – Tập trung vào email quan trọng:
- Dễ dàng loại bỏ các chuỗi email không cần thiết chỉ với một cú nhấp chuột.
- Tất cả các email trong chuỗi đó sẽ được chuyển trực tiếp vào thư mục “Mục đã xóa”.
- Giúp bạn giữ hộp thư đến luôn gọn gàng và tập trung vào những email quan trọng.
4. Cảnh báo thư quan trọng – Không bỏ lỡ email cấp thiết:
- Thiết lập cảnh báo để nhận thông báo ngay khi có email mới đáp ứng tiêu chí cụ thể.
- Cảnh báo sẽ hiển thị ngay cả khi bạn đang sử dụng các ứng dụng khác.
- Đảm bảo bạn không bỏ lỡ những email quan trọng từ sếp, đồng nghiệp hoặc khách hàng.
5. Dọn dẹp hộp thư đến – Giữ email gọn gàng:
- Tính năng “Dọn dẹp” giúp loại bỏ các email trùng lặp trong chuỗi hội thoại.
- Chỉ giữ lại những email chưa đọc hoặc chứa thông tin độc nhất.
- Giúp bạn giải phóng dung lượng và tối ưu hóa hộp thư đến.
6. Mở nhiều cửa sổ Outlook – Đa nhiệm hiệu quả:
- Mở đồng thời nhiều cửa sổ Outlook để xem email, lịch, danh bạ và các tính năng khác.
- Dễ dàng chuyển đổi giữa các tác vụ và tăng hiệu suất làm việc.
- Chỉ cần click chuột phải vào công cụ mong muốn sau đó chọn “mở trong cửa sổ mới”.
7. Đề cập (@mentions) đối tượng liên quan – Giao tiếp hiệu quả:
- Sử dụng ký tự “@” để đề cập đến một người cụ thể trong email.
- Tên người được đề cập sẽ được tự động thêm vào dòng “Đến” và được làm nổi bật trong nội dung email.
- Người nhận sẽ nhận được thông báo đặc biệt là họ đã được nhắc đến.
Với 7 tính năng nổi bật này, Microsoft Outlook trở thành một công cụ không thể thiếu cho người dùng muốn tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Hãy khám phá và tận dụng tối đa những tính năng này để nâng cao năng suất và quản lý email hiệu quả hơn. Cần phần mềm outlook bản quyền liên hệ keyoff.net nhé!
