Cách bảo mật tài liệu trong Office 365
Trong thời đại công nghệ số, việc bảo mật tài liệu trên nền tảng số là điều vô cùng quan trọng. Office 365 cung cấp nhiều tính năng giúp bạn bảo vệ dữ liệu cá nhân và doanh nghiệp hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các cách bảo mật tài liệu của bạn trong Office 365.
Sử Dụng Xác Thực Hai Yếu Tố (MFA)
Xác thực hai yếu tố (MFA) là biện pháp an ninh giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào tài khoản Office 365 của bạn.
- Bật MFA bằng cách truy cập Trung tâm Quản trị Azure AD.
- Kết hợp với các phương thức xác minh như SMS, email hoặc ứng dụng Authenticator.
Quản Lý Quyền Truy Cập Tài Liệu
Việc kiểm soát quyền truy cập giúp đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
- Sử dụng SharePoint và OneDrive để phân quyền truy cập.
- Thiết lập các mức quyền như xem, chỉnh sửa hoặc quản trị.
Mã Hóa Dữ Liệu (Data Encryption)
Mã hóa giúp bảo vệ tài liệu của bạn khi lưu trữ hoặc truyền tải.
- Office 365 tích hợp công nghệ mã hóa AES-256.
- Mã hóa tài liệu trong OneDrive và Exchange Online.
Sử Dụng Nhãn Nhận Thức Bảo Mật (Sensitivity Labels)
Nhãn nhận thức bảo mật cho phép phân loại và đặt chính sách bảo vệ cho tài liệu.
- Thiết lập nhãn nhận thức tại Trung tâm bảo mật Microsoft Purview.
- Áp dụng nhãn cho tài liệu nhạy cảm như hợp đồng và báo cáo tài chính.
Bật Các Chính Sách Giữ Liêu (Data Retention Policies)
Các chính sách giữ liệu giúp lưu trữ hoặc xóa tài liệu theo quy định.
- Quản lý thông qua Compliance Center.
- Tích hợp chính sách lưu trữ hoặc xóa tự động.
Theo Dõi Hoạt Động Truy Cập (Audit Logs)
Việc theo dõi hoạt động truy cập giúp bạn phát hiện các nguy cơ bảo mật.
- Bật Audit Logs trong Security & Compliance Center.
- Theo dõi các hoạt động như đăng nhập, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu.
Việc bảo mật tài liệu trong Office 365 là yếu tố quan trọng đối với cá nhân và doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các biện pháp như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu và theo dõi hoạt động truy cập, bạn có thể đảm bảo tài liệu của mình luôn an toàn.
