Cách Sử Dụng Tính Năng Formulas Và Functions Trong Google Sheets

I. Phân biệt Formulas và Functions

• Formulas (Công thức): Là một biểu thức do bạn tự tạo ra để thực hiện các phép tính. Công thức luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=). Ví dụ: =A1+B1 là một công thức để cộng giá trị của ô A1 và B1.
• Functions (Hàm): Là các công thức được tích hợp sẵn trong Google Sheets để thực hiện các tác vụ cụ thể. Hàm giúp bạn thực hiện các phép tính phức tạp một cách nhanh chóng. Ví dụ: SUM(A1:A10) là một hàm để tính tổng các giá trị từ ô A1 đến A10.

Nói một cách đơn giản, hàm là một phần của công thức. Bạn có thể kết hợp nhiều hàm và phép toán trong cùng một công thức.

II. Cách tạo một công thức (Formula)

1. Chọn một ô: Nhấp vào ô mà bạn muốn hiển thị kết quả.
2. Bắt đầu bằng dấu bằng (=): Đây là dấu hiệu để Google Sheets biết rằng bạn đang nhập một công thức.
3. Nhập biểu thức của bạn:
   • Sử dụng các phép toán: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia).
   • Sử dụng tham chiếu ô: Thay vì nhập số trực tiếp, bạn có thể tham chiếu đến các ô chứa dữ liệu. Ví dụ, thay vì nhập =10+20, bạn có thể nhập =A1+B1.
   • Sử dụng các hàm (functions): Chèn các hàm có sẵn để thực hiện các phép tính phức tạp.
4. Nhấn Enter: Google Sheets sẽ tính toán và hiển thị kết quả.

Ví dụ: Để nhân giá trị trong ô A2 với 5, bạn chọn một ô trống và nhập =A2*5 rồi nhấn Enter.

III. Cách sử dụng các hàm (Functions) phổ biến

Hàm có một cú pháp cụ thể, thường là TÊN_HÀM(đối_số1; đối_số2; ...)

Dưới đây là một số hàm thông dụng và dễ sử dụng nhất:

1. Hàm tính toán cơ bản 

• SUM: Tính tổng một dãy số.
  • Ví dụ: =SUM(A1:A10) sẽ tính tổng tất cả các số từ ô A1 đến A10.
• AVERAGE: Tính trung bình cộng của một dãy số.
  • Ví dụ: =AVERAGE(B1:B5) sẽ tính giá trị trung bình của các số từ B1 đến B5.
• COUNT: Đếm số lượng ô chứa số trong một vùng dữ liệu.
  • Ví dụ: =COUNT(C1:C100) sẽ đếm có bao nhiêu ô chứa số trong khoảng từ C1 đến C100.
• MAX và MIN: Tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong một dãy số.
  • Ví dụ: =MAX(A1:D10) tìm số lớn nhất. =MIN(A1:D10) tìm số nhỏ nhất.

2. Hàm logic

• IF: Trả về một giá trị nếu một điều kiện là đúng, và một giá trị khác nếu điều kiện đó là sai. Cú pháp: IF(điều_kiện; giá_trị_nếu_đúng; giá_trị_nếu_sai)
  • Ví dụ: =IF(A1>50; "Đạt"; "Không đạt") – Nếu giá trị ở ô A1 lớn hơn 50, ô sẽ hiển thị “Đạt”, ngược lại sẽ hiển thị “Không đạt”.

3. Hàm xử lý văn bản 

• CONCATENATE (hoặc dùng dấu &): Nối hai hoặc nhiều chuỗi văn bản lại với nhau.
  • Ví dụ: =CONCATENATE(A1; " "; B1) hoặc =A1 & " " & B1 sẽ nối văn bản ở ô A1, một khoảng trắng, và văn bản ở ô B1.

IV. Mẹo hữu ích khi làm việc

• Gợi ý tự động: Khi bạn bắt đầu gõ = và tên một hàm, Google Sheets sẽ hiển thị danh sách các hàm gợi ý và cú pháp của chúng.
• Màu sắc tham chiếu: Khi bạn chỉnh sửa công thức, các ô được tham chiếu sẽ được tô màu khác nhau, giúp bạn dễ dàng nhận biết và chỉnh sửa.
• Sao chép công thức: Bạn có thể kéo góc dưới bên phải của một ô chứa công thức để áp dụng công thức đó cho các ô khác. Google Sheets sẽ tự động điều chỉnh tham chiếu ô cho phù hợp.
• Xem tất cả công thức: Vào menu Xem > Hiển thị > Công thức (hoặc nhấn tổ hợp phím `Ctrl + “) để xem tất cả các công thức trong trang tính thay vì kết quả.

Chúc bạn thành công với việc sử dụng công thức và hàm trong Google Sheets. Nếu muốn mua phần mềm office bản quyền thì liên hệ keyoff.net để được hỗ trợ nhé!