Hướng dẫn cách collaborate email trực tiếp trong Google Docs
Google Docs (Google Tài liệu) là một trong những công cụ cộng tác phổ biến nhất, và Google hiện đang mở rộng thêm tính năng collaborate – “cộng tác email” trong Google Docs. Cộng tác qua email có lẽ không phải là điều đầu tiên mà mọi người cần, nhưng dù sao thì Google cũng đã bổ sung thêm một tiện ích tuyệt vời.
Tính Năng Cộng Tác Email Trực Tiếp Trong Google Docs
Nói đơn giản, Google Workspace hiện cho phép bạn làm việc trên email cùng với những người khác mà không cần rời khỏi Google Docs.
Công ty đã trình bày chi tiết về sự thay đổi trong một bài đăng trên blog ngắn gần đây. Quá trình này bắt đầu bằng cách nhấp chuột phải vào khoảng trống trong Google Docs và nhập “email” hoặc nhấp ở trên cùng vào Insert > Building Blocks > Email draft. Thao tác này sẽ bật lên một bảng có các trường email quen thuộc như “To, Cc, Bcc, tiêu đề” và nội dung.
Cách Thực Hiện
- Mở Google Docs: Truy cập vào tài liệu Google Docs mà bạn muốn soạn thảo email.
- Chọn Email Draft:
- Nhấp chuột phải vào khoảng trống trong Google Docs và chọn “Email draft”.
- Hoặc nhấp vào menu Insert > Building Blocks > Email draft.
- Điền Thông Tin Email:
- Một bảng với các trường email quen thuộc như “To, Cc, Bcc, tiêu đề” và nội dung sẽ xuất hiện.
- Bạn có thể đề cập đến những người trong trường người nhận bằng cách sử dụng ký hiệu “@” để nhập tên của họ. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ địa chỉ email của họ.
- Cộng Tác Trong Email:
- Những người tham gia vào Google Docs có thể cộng tác trong phần nội dung email như một tài liệu bình thường, bao gồm cả việc sử dụng nhận xét và đề xuất.
- Gửi Email:
- Khi quá trình chỉnh sửa hoàn tất, có một biểu trưng chữ “M” của Gmail bên cạnh bảng email mà khi nhấp vào, nó sẽ bật lên một cửa sổ soạn thư Gmail thực tế với tất cả các trường được tự động điền vào.
Đánh Giá Tính Năng Collaborate Email Trực Tiếp Trong Google Docs
Hướng dẫn cách collaborate email trực tiếp trong Google Docs
Đây là một bản cập nhật nhỏ, nhưng cuối cùng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong môi trường doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng bạn phải soạn một email quan trọng cho một giám đốc điều hành cấp cao, điều mà có thể dẫn đến sự khác biệt về số tiền tài trợ hàng triệu đô la. Những người không đặc biệt hiểu biết về việc viết email chuyên nghiệp có thể nhờ ai đó chỉnh sửa và góp ý email trong thời gian thực trước khi nó được gửi đi. Điều này cũng có thể khiến nhiều người không khỏi bối rối khi gửi email đến nhầm người.
Google đã liên tục cải thiện Google Workspace khi tìm cách duy trì vị trí dẫn đầu so với Office 365 của Microsoft. Cả hai công ty đều cố gắng giành thị phần trong môi trường làm việc ngày càng phát triển và cạnh tranh gay gắt.
Google đã triển khai các thay đổi về cách hiển thị thông báo nhận xét để ngăn lừa đảo. Cụ thể, bạn sẽ thấy được địa chỉ email đầy đủ của người trong danh sách chung. Vì vậy bạn biết chính xác ai đang thực hiện thay đổi. Microsoft cũng tăng các biện pháp bảo mật cho Teams bằng cách khiến tin tặc khó sử dụng các trang web lừa đảo để lấy cắp dữ liệu cá nhân của người dùng hơn.
Tính Năng Cộng Tác Email Sẽ Được Triển Khai
Tính năng cộng tác qua email trong Google Docs sẽ được triển khai dần dần bắt đầu với “bản giới thiệu mở rộng” từ ngày 22 tháng 3. Tất cả khách hàng của Google Workspace và G Suite sẽ có thể sử dụng tính năng mới này.
Tính năng cộng tác email trực tiếp trong Google Docs sẽ giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm, giúp các email quan trọng được soạn thảo và kiểm tra kỹ lưỡng hơn trước khi gửi đi. Đây là một bước tiến lớn trong việc cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng cường tính năng cộng tác của Google Workspace.
