Làm thế nào để làm việc hiệu quả với Outlook 2019

Microsoft Outlook 2019 là một trong những công cụ quản lý email và lịch phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt trong môi trường công việc. Với các tính năng mạnh mẽ như quản lý email, lịch làm việc, và các tác vụ, Outlook 2019 giúp người dùng tổ chức công việc và giao tiếp hiệu quả hơn. Dưới đây là những cách giúp bạn làm việc hiệu quả với Outlook 2019.

1. Tổ Chức Email Hiệu Quả

Một trong những tính năng nổi bật của Outlook 2019 là khả năng quản lý email dễ dàng và hiệu quả. Để tối ưu hóa việc sử dụng email trong công việc, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:

• Sử dụng thư mục (Folders): Tạo các thư mục riêng cho từng dự án, nhóm làm việc hoặc các mục đích khác để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm email.

• Quản lý bộ lọc (Filters): Outlook cho phép bạn tạo các bộ lọc để tự động di chuyển email vào các thư mục nhất định. Điều này giúp bạn giảm thiểu sự lộn xộn trong hộp thư đến và tập trung vào những email quan trọng.

• Chức năng “Clutter”: Outlook có tính năng lọc các email ít quan trọng và đưa chúng vào thư mục “Clutter”. Bạn có thể điều chỉnh tính năng này để nó chỉ đưa những email không quan trọng vào thư mục này.

2. Tạo và Quản Lý Lịch Làm Việc

Outlook 2019 không chỉ là công cụ quản lý email mà còn hỗ trợ bạn tổ chức lịch làm việc một cách khoa học:

• Sử dụng Lịch (Calendar): Để lên lịch các cuộc họp, sự kiện, hoặc các công việc cần thực hiện, bạn có thể sử dụng tính năng Lịch của Outlook. Bạn có thể dễ dàng tạo các cuộc hẹn, nhắc nhở và chia sẻ lịch với đồng nghiệp.

• Đặt Lịch Nhắc Nhở (Reminders): Đừng quên sử dụng chức năng nhắc nhở để giúp bạn không bỏ sót các cuộc họp hoặc các tác vụ quan trọng. Outlook sẽ tự động thông báo bạn trước khi sự kiện diễn ra.

• Tích hợp với Skype và Teams: Outlook 2019 tích hợp chặt chẽ với Skype và Microsoft Teams, cho phép bạn dễ dàng lên lịch các cuộc họp trực tuyến và tham gia chỉ với một cú click.

3. Sử Dụng Các Tính Năng Tìm Kiếm Nâng Cao

Outlook 2019 có tính năng tìm kiếm rất mạnh mẽ, giúp bạn nhanh chóng tìm lại các email hoặc thông tin quan trọng mà không mất nhiều thời gian:

• Tìm Kiếm Nâng Cao: Bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao để lọc kết quả theo từ khóa, ngày tháng, người gửi, hoặc thư mục. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cần tìm lại thông tin trong một số lượng email lớn.

• Tìm Kiếm Thông Minh: Outlook cung cấp các gợi ý khi bạn bắt đầu gõ trong thanh tìm kiếm, giúp bạn tìm thấy nội dung một cách nhanh chóng.

4. Sử Dụng Mẫu Email (Templates)

Để tiết kiệm thời gian khi phải gửi email tương tự nhau, Outlook 2019 cho phép bạn tạo và sử dụng mẫu email:

• Tạo Mẫu Email: Bạn có thể tạo mẫu email cho những thông điệp lặp lại, ví dụ như phản hồi tự động, thông báo cuộc họp, hoặc gửi thông tin chi tiết cho khách hàng.

• Lưu Mẫu và Tái Sử Dụng: Sau khi tạo mẫu email, bạn có thể lưu lại và tái sử dụng khi cần, giúp tiết kiệm thời gian viết lại mỗi lần.

5. Quản Lý Tác Vụ và Công Việc

Outlook 2019 tích hợp tính năng quản lý tác vụ (Tasks) để giúp bạn theo dõi các công việc và dự án:

• Tạo Tác Vụ: Bạn có thể tạo tác vụ mới, gán thời hạn và mức độ ưu tiên. Các tác vụ sẽ được hiển thị trong danh sách, giúp bạn dễ dàng theo dõi và hoàn thành công việc.

• Gắn Tác Vụ vào Email: Một tính năng hay là bạn có thể chuyển một email thành một tác vụ trong Outlook. Khi bạn nhận được một email liên quan đến một công việc nào đó, bạn chỉ cần chuyển nó thành tác vụ để quản lý dễ dàng hơn.

6. Tích Hợp với OneDrive và SharePoint

Outlook 2019 có tính năng tích hợp mạnh mẽ với các dịch vụ đám mây của Microsoft như OneDrive và SharePoint. Điều này giúp bạn chia sẻ tài liệu và cộng tác dễ dàng:

• Chia Sẻ Tài Liệu: Bạn có thể đính kèm tài liệu từ OneDrive hoặc SharePoint trực tiếp trong email thay vì phải tải lên các file nặng. Điều này giúp giảm bớt dung lượng tệp và dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp.

• Sử Dụng Tài Liệu Cùng Nhau: Nếu tài liệu lưu trên OneDrive hoặc SharePoint, nhiều người có thể truy cập và chỉnh sửa cùng lúc, giúp quá trình cộng tác trở nên hiệu quả hơn.

7. Bảo Mật và Quản Lý Quyền Truy Cập

Outlook 2019 cũng cung cấp các tính năng bảo mật giúp bạn bảo vệ thông tin cá nhân và công việc:

• Chế Độ Bảo Mật: Bạn có thể thiết lập mật khẩu cho các email nhạy cảm hoặc sử dụng tính năng mã hóa email để bảo vệ thông tin quan trọng.

• Quản Lý Quyền Truy Cập: Outlook cho phép bạn xác định ai có quyền truy cập vào thông tin hoặc tài liệu mà bạn chia sẻ, đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu.

Outlook 2019 là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, từ việc quản lý email, lịch làm việc đến theo dõi tác vụ và cộng tác nhóm. Bằng cách sử dụng những tính năng tích hợp sẵn trong Outlook 2019, bạn có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và tổ chức công việc một cách khoa học. Hãy áp dụng những mẹo trên để tối ưu hóa hiệu quả công việc của bạn với Outlook 2019 ngay hôm nay!