Mẹo tăng năng suất với Microsoft 365
Microsoft 365 không chỉ là bộ công cụ văn phòng mà còn là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu năng suất, rút ngắn thời gian làm việc nhờ các tính năng thông minh. Dưới đây là 7 thủ thuật giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả Microsoft 365 để tăng cường hiệu suất làm việc và chuyển đổi số.
1. Theo Dõi Hiệu Quả Chuyển Đổi Số Với Productivity Score
Productivity Score là công cụ cho phép quản trị viên CNTT theo dõi và đo lường hiệu quả sử dụng bộ giải pháp Microsoft 365. Công cụ này phân tích toàn bộ hệ thống, đo lường trải nghiệm người dùng và cung cấp báo cáo chi tiết về hành trình chuyển đổi số.
Cách kích hoạt tính năng:
- Truy cập Microsoft 365 Admin Center.
- Chọn Report > Productivity Score > Enable.
Nhờ đó, quản trị viên có thể đưa ra các giải pháp tối ưu, khai thác triệt để khả năng của Microsoft 365.
2. Sắp Xếp Lịch Họp Nhanh Chóng Qua Scheduling Assistant
Việc tổ chức họp với nhiều người thường gặp khó khăn trong việc tìm khung giờ phù hợp. Tính năng Scheduling Assistant trên Outlook giúp tự động đề xuất khoảng thời gian trống giữa các thành viên, đồng thời hỗ trợ tìm phòng họp còn trống.
Hướng dẫn sử dụng:
- Truy cập Calendar > New Meeting.
- Nhấn vào tab Scheduling Assistant để thêm người tham dự và chọn thời gian họp.
3. Quản Trị Phiên Bản Dữ Liệu Với Version History
Version History giúp theo dõi mọi thay đổi và khôi phục dữ liệu khi cần. Đây là công cụ hữu ích khi làm việc nhóm hoặc xử lý những tệp quan trọng.
Cách sử dụng:
- Truy cập OneDrive hoặc SharePoint.
- Nhấp chuột phải vào tệp cần xem và chọn Version History để kiểm tra danh sách phiên bản và thông tin chỉnh sửa.
4. Thuyết Trình Chuyên Nghiệp Với Design Ideas
Thiết kế bài thuyết trình sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ Design Ideas trên PowerPoint. Công cụ này tự động gợi ý bố cục và thiết kế chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian cho người dùng.
Cách thực hiện:
- Truy cập PowerPoint > Home > Design Ideas để xem các ý tưởng thiết kế
5. Tối Ưu Phân Tích Dữ Liệu Với Analyze Data
Analyze Data trên Excel hỗ trợ phân tích dữ liệu nhanh chóng, trực quan hóa các biểu đồ và trả lời câu hỏi về dữ liệu mà không cần công thức phức tạp.
Hướng dẫn sử dụng:
- Chọn bảng dữ liệu.
- Truy cập tab Home > Analyze Data để bắt đầu phân tích.
6. Chia Sẻ Dữ Liệu An Toàn Với Mật Khẩu Và Thời Gian Hết Hạn
OneDrive cung cấp tính năng chia sẻ tệp với mật khẩu và đặt ngày hết hạn liên kết. Điều này giúp nâng cao bảo mật và kiểm soát quyền truy cập.
Cách sử dụng:
- Nhấp chuột phải vào tệp cần chia sẻ.
- Chọn Share > Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa để đặt mật khẩu và thời gian hết hạn.
7. Kết Nối Nhân Viên Qua Yammer
Yammer là mạng xã hội doanh nghiệp, giúp nhân viên chia sẻ ý tưởng, trao đổi và thảo luận dễ dàng. Công cụ này xây dựng môi trường làm việc gắn kết và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Đăng trạng thái, thảo luận, thả cảm xúc.
- Tăng cường tương tác và sự gắn kết trong đội ngũ.
Microsoft 365 mang đến bộ công cụ “All in One,” tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tăng hiệu quả công việc. Từ quản lý dữ liệu, tổ chức họp, phân tích số liệu đến thuyết trình và giao tiếp nội bộ, Microsoft 365 là giải pháp không thể thiếu cho hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
