Khám phá tính năng mới trong Outlook 2021

Outlook 2021, phần mềm quản lý email nổi bật của Microsoft, không chỉ mang đến sự cải tiến về giao diện người dùng mà còn sở hữu nhiều tính năng mới giúp tối ưu hóa công việc và nâng cao trải nghiệm sử dụng. Dưới đây là những tính năng đáng chú ý trong Outlook 2021 mà bạn không nên bỏ qua.

1. Giao Diện Mới, Dễ Dàng Sử Dụng

Outlook 2021 có giao diện người dùng hiện đại, sạch sẽ và dễ dàng thao tác hơn. Các tính năng quan trọng như danh sách email, lịch và tác vụ đều được thiết kế lại một cách tinh gọn, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập. Giao diện này giúp người dùng không bị phân tâm bởi các yếu tố không cần thiết, mang lại trải nghiệm trực quan và thuận tiện.

• Thanh công cụ được cải tiến: Bạn có thể dễ dàng truy cập vào các tính năng như tạo email mới, lên lịch cuộc họp, và thêm tệp đính kèm chỉ trong vài cú nhấp chuột.

• Tùy chỉnh giao diện: Outlook 2021 cho phép bạn tùy chỉnh màu sắc và kích thước giao diện để phù hợp với nhu cầu và thói quen sử dụng của mình.

2. Chế Độ Dark Mode

Chế độ tối (Dark Mode) được nhiều người dùng yêu thích vì giúp giảm mỏi mắt khi làm việc lâu dài, đặc biệt là trong môi trường thiếu ánh sáng. Trong Outlook 2021, chế độ tối đã được cải tiến để mang lại cảm giác dễ chịu hơn khi sử dụng, đồng thời giúp tiết kiệm năng lượng cho các thiết bị có màn hình OLED.

• Dễ dàng chuyển đổi: Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa chế độ sáng và chế độ tối thông qua các cài đặt trong mục “Giao diện”.

• Tiết kiệm năng lượng: Ngoài việc giảm mỏi mắt, chế độ tối còn giúp tiết kiệm năng lượng trên các thiết bị di động hoặc máy tính bảng, kéo dài thời gian sử dụng của thiết bị.

3. Tích Hợp Microsoft Teams

Một trong những cải tiến lớn của Outlook 2021 là tích hợp chặt chẽ với Microsoft Teams. Điều này giúp người dùng không phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng khi muốn tạo cuộc họp hoặc tham gia cuộc họp trực tuyến.

• Tạo cuộc họp từ Outlook: Bạn có thể dễ dàng lên lịch và mời người tham gia một cuộc họp Microsoft Teams trực tiếp từ email hoặc lịch làm việc.

• Quản lý cuộc họp tiện lợi: Khi cuộc họp được tạo qua Outlook, bạn có thể quản lý nó ngay trong ứng dụng Outlook mà không cần phải mở Microsoft Teams.

4. Tìm Kiếm Nâng Cao

Tính năng tìm kiếm trong Outlook 2021 đã được cải tiến rất nhiều. Với khả năng tìm kiếm thông minh, bạn có thể dễ dàng tìm thấy email, tài liệu hoặc cuộc hẹn một cách nhanh chóng, ngay cả khi hộp thư của bạn chứa hàng nghìn email.

• Tìm kiếm nhanh chóng: Bạn chỉ cần gõ từ khóa và Outlook sẽ cung cấp danh sách các kết quả phù hợp nhất, giúp tiết kiệm thời gian.

• Bộ lọc thông minh: Outlook tự động lọc các kết quả tìm kiếm dựa trên mức độ quan trọng của email, giúp bạn dễ dàng tìm thấy những thông tin cần thiết mà không phải lục lọi quá lâu.

5. Tính Năng Quick Steps (Bước Nhanh)

Quick Steps là tính năng mới giúp bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại trong Outlook, chẳng hạn như trả lời email, di chuyển email đến thư mục hoặc gắn nhãn cho email.

• Tiết kiệm thời gian: Với Quick Steps, bạn có thể tạo các hành động tự động chỉ trong vài giây. Ví dụ: Di chuyển tất cả các email liên quan đến một dự án vào một thư mục riêng biệt mà không phải làm thủ công từng bước.

• Tùy chỉnh dễ dàng: Bạn có thể tự tạo các Quick Steps dựa trên nhu cầu công việc, chẳng hạn như gửi email trả lời tự động hoặc chuyển tiếp các email tới một nhóm người.

6. Chế Độ Focused Inbox (Hộp Thư Tập Trung)

Chế độ Focused Inbox giúp bạn lọc và ưu tiên các email quan trọng, giữ cho hộp thư đến của bạn không bị đầy bởi những email không quan trọng. Các email quan trọng sẽ xuất hiện trong “Focused” inbox, trong khi các email khác sẽ chuyển vào “Other”.

• Lọc thông minh: Outlook sử dụng các thuật toán thông minh để xác định những email quan trọng và đưa chúng vào hộp thư chính, giúp bạn tập trung vào công việc mà không bị làm phiền bởi những email không cần thiết.

• Tùy chỉnh dễ dàng: Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh các cài đặt Focused Inbox để Outlook hiểu rõ hơn về các email bạn thường xuyên nhận và ưu tiên.

7. Hỗ Trợ Đa Nền Tảng

Outlook 2021 không chỉ hỗ trợ trên Windows mà còn có sẵn trên macOS, giúp bạn dễ dàng truy cập vào email và lịch làm việc của mình từ bất kỳ thiết bị nào, dù là máy tính, điện thoại hay máy tính bảng.

• Đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị: Với Outlook 2021, tất cả các email, cuộc hẹn và tác vụ của bạn sẽ được đồng bộ hóa trên mọi thiết bị, giúp bạn làm việc linh hoạt hơn mà không lo bị gián đoạn.

• Ứng dụng di động: Ngoài việc sử dụng trên desktop, Outlook còn có ứng dụng di động trên cả Android và iOS, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi.

8. Bảo Mật và Quản Lý Dữ Liệu

Bảo mật và quản lý dữ liệu luôn là một trong những yếu tố quan trọng trong Outlook 2021. Microsoft đã tăng cường các tính năng bảo mật như bảo vệ mật khẩu, mã hóa email và quản lý quyền truy cập.

• Mã hóa email: Outlook 2021 cho phép mã hóa các email quan trọng để bảo vệ thông tin nhạy cảm.

• Chính sách bảo mật: Các doanh nghiệp có thể thiết lập các chính sách bảo mật cho nhân viên, như hạn chế quyền truy cập vào các tài liệu và email quan trọng.

Outlook 2021 không chỉ là một phần mềm quản lý email thông thường mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa công việc của bạn. Với những cải tiến về giao diện, tích hợp Microsoft Teams, tính năng tìm kiếm thông minh và Quick Steps, Outlook 2021 sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho những ai muốn làm việc hiệu quả hơn. Hãy trải nghiệm ngay hôm nay và tận dụng tối đa những tính năng mới này để nâng cao năng suất làm việc!