Sử dụng Outlook 2019 để quản lý email

Outlook 2019 là một trong những phần mềm quản lý email hàng đầu do Microsoft phát triển. Không chỉ hỗ trợ việc gửi và nhận email, Outlook 2019 còn cung cấp các tính năng lịch họp, ghi chú và quản lý danh bạ những một cách tối ưu.

Tại Sao Nên Sử Dụng Outlook 2019?

• Giao Diện Thân Thiện: Giao diện trực quan, dễ sử dụng.
• Tích Hợp Nhiều Chức Năng: Kết hợp email, lịch họp, danh bạ và tài liệu trong một nền tảng duy nhất.
• Bảo Mật Cao: Tính năng mã hóa email và xác thực hai yếu tố.
• Khả Năng Tìm Kiếm Mạnh Mẽ: Tìm kiếm nhanh chóng với từ khóa linh hoạt.

Các Bước Thiết Lập Outlook 2019

Bước 1: Cài Đặt Tài Khoản

• Mở Outlook 2019.
• Chọn File > Add Account.
• Nhập địa chỉ email và làm theo hướng dẫn.

Bước 2 :Tùy Chỉnh Giao Diện:

• Sắp xếp các thư mục theo nhu cầu.
• Tạo các quy tắc tự động di chuyển email.

Bước 3: Tích Hợp Lịch Họp:

• Thêm các cuộc họp và nhắc nhở trực tiếp trong lịch.

Cách Sử Dụng Outlook 2019 Hiệu Quả

1. Tạo Quy Tắc Quản Lý Email Tự Động

Quy tắc giúp bạn tự động phân loại email vào các thư mục phù hợp.

• Vào File > Manage Rules & Alerts.
• Thiết lập quy tắc theo người gửi hoặc từ khóa trong nội dung.

2. Sử Dụng Tính Năng Gừi Email Trễ

Outlook 2019 cho phép lên lịch gừi email.

• Soạn thảo email.
• Chọn Options > Delay Delivery.
• Thiết lập thời gian gửi mong muốn.

3. Tìm Kiếm Email Nhanh Chóng

Sử dụng thanh tìm kiếm phía trên giao diện.

• Nhập từ khóa hoặc bộ lọc theo ngày, người gửi.

4. Bảo Mật Email

• Kích hoạt xác thực hai yếu tố.
• Sử dụng mã hóa email khi gửi thông tin nhạy cảm.

5. Quản Lý Thông Tin Khách Hàng

Sắp xếp danh bạ và thêm ghi chú cho từng liên hệ quan trọng.

Một Số Mẹo Hay Khi Sử Dụng Outlook 2019

• Sử dụng phím tắt như Ctrl + N (Để soạn email mới) hoặc Ctrl + Q (Đánh dấu đã đọc).
• Tạo các thư mục con để quản lý email theo dự án.
• Kết nối Outlook với các dịch vụ đám mây như OneDrive.

Outlook 2019 là công cụ mạnh mẽ giúp quản lý email hiệu quả và chuyên nghiệp. Bằng việc tối ưu các tính năng của nó, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.